Tento dokument platí pouze pro HAJR. Právním provozovatelem je Fast agency s.r.o.; HAJR není samostatná právnická osoba.
1. Kdo údaje zpracovává
Provozovatelem služby HAJR je Fast agency s.r.o., IČO 23605910, se sídlem Václavské náměstí 1306/55, Nové Město, 110 00 Praha 1. Pro údaje účtu, objednávek, fakturace, podpory, bezpečnosti a vlastního provozu webu je zpravidla správcem osobních údajů.
U náborových kampaní a HCM je správcem údajů kandidátů a zaměstnanců zpravidla konkrétní zaměstnavatel nebo klient uvedený u kampaně či v portálu. HAJR tyto údaje zpracovává jeho jménem jako zpracovatel podle Zpracovatelské doložky. Dotazy lze poslat na podpora@hajr.cz.
2. Na koho a co se zásady vztahují
Zásady se vztahují na návštěvníky hajr.cz, zájemce o službu, klientské uživatele, kandidáty, zaměstnance a další osoby, jejichž údaje jsou zpracovány v HAJR, včetně náboru, onboardingu, personální agendy, docházky, dokumentů, komunikace a podpory. Nevztahují se na jiné samostatné produkty Poskytovatele.
3. Rozdělení rolí správce a zpracovatele
| Situace | Typická role HAJR | Typická role klienta |
|---|---|---|
| Účet, objednávka, fakturace, bezpečnost, podpora | Správce | Samostatný správce svých kontaktních osob |
| Kandidáti pro kampaň klienta | Zpracovatel podle pokynů | Správce – zaměstnavatel |
| HCM, zaměstnanci, docházka, mzdy, dokumenty | Zpracovatel podle pokynů | Správce – zaměstnavatel |
| Technické logy, ochrana před zneužitím a zákonné nároky HAJR | Samostatný správce v nezbytném rozsahu | Podle situace samostatný správce |
| Volitelná analytika a reklamní měření webu | Správce; u některých poskytovatelů mohou být role sdílené nebo samostatné | Bez role, pokud měření nezapnul ve vlastním prostředí |
4. Jaké údaje a z jakých zdrojů získáváme
- Klient a firma: jméno, pracovní e-mail, telefon, firma, IČO/DIČ, adresa, web, odvětví, fakturační údaje, role a oprávnění, preference náboru, objednávky, přílohy a komunikace.
- Kandidát: jméno, e-mail, telefon, lokalita a adresa, datum narození či občanství, pokud jsou pro pozici oprávněně požadovány, praxe, vzdělání, dostupnost, screeningové odpovědi, CV, fotografie a další dokumenty, stav výběru, poznámky a komunikace.
- Zaměstnanec/HCM: identifikační, kontaktní, pracovněprávní, mzdové a bankovní údaje, smlouvy, směny, docházka, absence, benefity, školení, výkonnost, svěřené pomůcky, onboarding/offboarding a interní komunikace.
- Technická data: IP adresa, zařízení, prohlížeč, časy přístupů, bezpečnostní a auditní události, identifikátory účtu a kampaně, údaje o doručení e-mailů.
- Marketing a měření: po udělení odpovídající volby cookies mohou být zpracovány návštěvy, konverze, referrer a hashované kontaktní identifikátory pro měření kampaně.
Údaje získáváme od vás, klienta či zaměstnavatele, z formulářů a dokumentů, z reklamních lead formulářů, z propojených služeb, z veřejných firemních rejstříků a z technického provozu platformy.
5. Účely a právní základy
| Účel | Právní základ |
|---|---|
| Registrace, objednávka, poskytování služby, podpora | Plnění smlouvy nebo kroky před jejím uzavřením |
| Fakturace, účetnictví, zákonné evidence a součinnost úřadům | Právní povinnost |
| Bezpečnost, audit, prevence zneužití, obhajoba nároků a zlepšování spolehlivosti | Oprávněný zájem, s přiměřeným vyvažováním práv osob |
| Nábor a HCM pro klienta | Pokyn klienta jako správce; právní základ určuje klient, zejména předsmluvní kroky, smlouva, právní povinnost nebo oprávněný zájem |
| Nezbytné cookies a uložení bezpečnostních voleb | Nezbytnost pro službu a oprávněný zájem |
| Analytické a marketingové cookies, remarketing a volitelné měření | Souhlas, který lze kdykoli změnit |
| Obchodní sdělení stávajícím klientům nebo na vyžádání | Oprávněný zájem nebo souhlas podle konkrétní situace; vždy s možností odhlášení |
6. Kandidáti a nábor
Údaje kandidáta používáme pro konkrétní výběrové řízení: přijetí reakce, ověření kontaktu, předvýběr, předání oprávněným uživatelům zaměstnavatele, komunikaci, plánování pohovoru a evidenci výsledku. Povinná pole mají být omezena na údaje potřebné pro danou pozici.
Za zákonnost požadavků a konečné rozhodnutí odpovídá zaměstnavatel. Údaje pro budoucí jiné nabídky se používají pouze tehdy, existuje-li samostatný právní základ a kandidát o tom dostal jasnou informaci. Marketingový souhlas není podmínkou přihlášení do práce.
Pro respektování námitek, zabránění opakovanému nechtěnému kontaktování, podvodům a neoprávněnému předávání může být veden omezený suppression záznam nebo interní blokace. Typicky obsahuje normalizovaný e-mail či telefon, důvod, zdroj a datum omezení. Starší importované záznamy mohou obsahovat širší identifikační údaje; přístup k nim je omezen a jsou předmětem minimalizace a retenční kontroly. Můžete požádat o vysvětlení, opravu nebo přezkum blokace.
7. HCM a zaměstnanecké údaje
Klient může v HAJR spravovat personální evidenci, pracovní vztahy, onboarding a offboarding, docházku a směny, podklady pro mzdy, dokumenty a podpisy, pracovní pomůcky, školení, výkonové procesy, benefity a interní komunikaci. Rozsah určuje klient a musí odpovídat jeho pracovněprávním povinnostem a interním pravidlům.
Údaje o zdraví, odborové příslušnosti, trestních odsouzeních nebo jiné zvláštní kategorie mohou být zpracovány jen, pokud je to nezbytné, povolené právem a klient nastaví odpovídající oprávnění a zabezpečení. HAJR nemá být používán k plošnému nebo skrytému sledování zaměstnanců.
8. Umělá inteligence a profilování
HAJR používá podpůrné AI funkce například pro extrakci CV, shrnutí odpovědí, návrh komunikace, tvorbu kampaní a seřazení kandidátů podle briefu. Do AI služby mohou být v nezbytném rozsahu odeslány údaje o pozici, odpovědi, praxe, dostupnost, lokalita, poznámka, strukturovaný obsah CV a někdy dokument CV.
AI skóre a vysvětlení jsou pouze doporučením. HAJR za klienta nepřijímá ani neodmítá kandidáta a nemá provádět rozhodnutí založené výlučně na automatizovaném zpracování s právním nebo obdobně významným účinkem. Oprávněný člověk musí výstup přezkoumat, zohlednit kontext, opravit chyby a rozhodnout podle zákonných a nediskriminačních kritérií.
Osoba může požádat o lidské posouzení, vysvětlení a opravu vstupních údajů prostřednictvím zaměstnavatele nebo na podpora@hajr.cz.
9. GPS docházka a elektronický podpis
Je-li zapnuta GPS docházka, prohlížeč po výslovném povolení odešle aktuální souřadnice a přesnost pro ověření vzdálenosti od pracoviště. V docházkovém důkazu se ukládá zejména čas, přesnost, odvozená vzdálenost, pracoviště a verze geofence; přesná poloha pracoviště se uchovává v nastavení. Funkce není určena k průběžnému sledování pohybu.
Elektronický podpis v HAJR je jednoduchý elektronický podpis, není-li výslovně sjednána jiná integrační služba. Eviduje jméno, projev souhlasu, časy, hash dokumentu a auditní údaje; IP adresa a user-agent mohou být uloženy pouze v hashované podobě. Klient musí zvolit odpovídající úroveň podpisu pro daný dokument.
11. Příjemci a poskytovatelé služeb
Podle používané funkce mohou údaje obdržet oprávnění uživatelé klienta, naši pověření pracovníci a dodavatelé infrastruktury či konkrétní integrace:
- Google Cloud / Firebase – autentizace, databáze, úložiště a cloudové funkce;
- Google Gemini – AI zpracování dokumentů, odpovědí a obsahu;
- Resend – odchozí a příchozí e-mail, přílohy a stav doručení;
- Meta Platforms – reklamy, Lead Ads, Pixel/CAPI a volitelně WhatsApp;
- Google Analytics a LinkedIn – volitelné měření a reklamní funkce;
- DataCruit – předání kandidátní reakce, je-li integrace u dané pozice zapnuta;
- FinStat – firemní vyhledávání a doplnění údajů podle IČO;
- OpenStreetMap / Nominatim – vyhledání adresy a souřadnic.
Konkrétní role dodavatele se může lišit: může být zpracovatelem, dalším zpracovatelem, samostatným nebo společným správcem podle vlastní služby a smluvních podmínek.
12. Předání mimo EHP
Někteří poskytovatelé mohou údaje zpracovávat nebo zpřístupnit mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě používáme podle dostupnosti rozhodnutí o odpovídající ochraně, rámec EU–US Data Privacy Framework, standardní smluvní doložky a doplňková technická či organizační opatření. Konkrétní mechanismus závisí na službě a aktuálním nastavení dodavatele. Netvrdíme, že všechna data nebo všechny podpůrné přenosy probíhají výlučně v EU.
13. Doba uchování
Údaje uchováváme jen po dobu potřebnou pro daný účel, podle smlouvy, pokynu klienta, nastavení systému a zákonných lhůt. Ne všechny záznamy se mažou automaticky; některé lhůty spouštějí manuální retenční kontrolu.
- údaje účtu a smlouvy po dobu vztahu a přiměřenou dobu pro nároky a audit;
- účetní a daňové doklady po zákonem požadovanou dobu, obvykle až 10 let;
- kandidátní a HCM data podle pokynu klienta jako správce; po skončení služby je vrátíme, vymažeme nebo omezíme podle doložky a právních povinností;
- docházkové, směnové a časové záznamy jsou standardně zařazeny k retenční kontrole po 5 letech; mzdové podklady po 10 letech; komunikace po 2 letech; onboarding, pomůcky a performance po 5 letech, pokud klient nebo právo neurčí jinak;
- podepsané pracovněprávní dokumenty mohou zůstat omezeně uchovány pro zákonné povinnosti a důkazní účely i po žádosti o výmaz;
- bezpečnostní, auditní a e-mailové záznamy po dobu přiměřenou účelu a riziku; marketingové CAPI fronty jsou časově omezené a po úspěšném odeslání se odstraňují.
Klient odpovídá za nastavení a provádění retenční politiky pro své kandidáty a zaměstnance. Na vyžádání sdělíme konkrétní stav a možnosti výmazu pro daný případ.
14. Vaše práva
Podle situace máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení, přenositelnost, námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a odvolání souhlasu. Máte také právo nebýt předmětem výlučně automatizovaného rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky, pokud se neuplatní zákonná výjimka.
Žádost pošlete správci uvedenému u kampaně nebo zaměstnaneckého portálu. Můžete ji poslat i na podpora@hajr.cz; pokud jednáme jako zpracovatel, předáme ji klientovi a poskytneme mu součinnost. Můžeme přiměřeně ověřit totožnost. Odpověď se poskytuje zpravidla do jednoho měsíce, s možností zákonného prodloužení.
Stížnost lze podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.
15. Bezpečnost
Používáme řízení přístupů, oddělení tenantů, autentizaci a ověřování účtů, šifrovaný přenos, auditní záznamy, omezené ukládání tajných údajů, provozní monitoring a postupy pro incidenty. Žádný systém není bez rizika; Klient musí spravovat role, zařízení a exporty a bez odkladu hlásit podezření na zneužití.
16. Změny a kontakt
Zásady aktualizujeme při změně služby, právních požadavků nebo dodavatelů. U významných změn zobrazíme upozornění nebo informujeme kontaktní osobu. Aktuální verze a datum účinnosti jsou vždy uvedeny nahoře.